Privacyverklaring

1. Inleiding

Welcome2AI hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Welcome2AI houdt zich aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Dit betekent dat wij:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot alleen die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren

2. Identiteit en contactgegevens

Welcome2AI is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

Welcome2AI verwerkt persoonsgegevens over u doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

3.1 Gegevens die u zelf aan ons verstrekt

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Inhoud van uw bericht via het contactformulier

3.2 Gegevens die wij automatisch verzamelen

Als u onze website bezoekt en toestemming heeft gegeven voor analytics, verzamelen wij de volgende gegevens:

• Bezochte pagina's en klikgedrag
• Scrollgedrag op pagina's
• Herkomst van uw bezoek (via UTM-parameters in marketingcampagnes)
• Type apparaat en browser
• Schermresolutie
• Geanonimiseerde sessie-informatie

Let op: Wij slaan zelf geen IP-adressen op en bewaren geen gegevens waarmee u direct geïdentificeerd kunt worden zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

4. Doeleinden en grondslagen van verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

5. Bewaartermijnen

Welcome2AI bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Contactformulier gegevens: 2 jaar na laatste contact, of zolang nodig voor de afhandeling van uw vraag
• Analytics gegevens: Maximaal 26 maanden
• Klantgegevens: 7 jaar na beëindiging dienstverlening (wettelijke bewaarplicht)
• Facturatiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Consent-registratie: 5 jaar na het geven van toestemming

6. Delen met derden

Welcome2AI verstrekt uw gegevens niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Wij kunnen uw gegevens delen met:

• Hostingprovider: Voor het hosten van onze website
• E-mailprovider: Voor het versturen van e-mails
• Boekhouder/accountant: Voor de financiële administratie

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Uw gegevens worden niet doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

7. Cookies en vergelijkbare technieken

7.1 Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij het bezoeken van websites op uw apparaat worden opgeslagen. Wij gebruiken daarnaast localStorage, een vergelijkbare techniek, om uw cookiekeuze te onthouden.

7.2 Analytische cookies (alleen met uw toestemming)

Wij gebruiken Google Analytics 4 om te zien hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze cookies worden pas geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Zolang u die toestemming niet geeft, staat de meting volledig uit. Wij gebruiken hiervoor de Consent Mode van Google.

7.3 Google als verwerker

Google Analytics wordt geleverd door Google Ireland Limited. Met Google is een verwerkersovereenkomst van kracht en de gegevens worden binnen de Europese Unie verwerkt. Google kan gegevens doorgeven aan de Verenigde Staten op basis van het EU-VS Data Privacy Framework. Meer informatie vindt u in het privacybeleid van Google.

Buiten Google Analytics gebruiken wij geen trackingcookies van derden, zoals advertentienetwerken of sociale media.

7.4 Toestemming beheren

Bij uw eerste bezoek krijgt u onderin de pagina de keuze tussen accepteren en weigeren:

• Weigeren: er worden geen analytische cookies geplaatst en er wordt niets gemeten
• Accepteren: Google Analytics wordt geactiveerd zoals hierboven beschreven

Uw keuze wordt in uw eigen browser bewaard. U kunt die te allen tijde intrekken door uw browsergegevens te wissen, waarna de vraag opnieuw verschijnt. U kunt ook contact met ons opnemen.

8. Beveiliging

Welcome2AI neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Wij hebben onder andere de volgende maatregelen genomen:

• Onze website maakt gebruik van een beveiligde verbinding (SSL/TLS-certificaat)
• Wij houden software en systemen up-to-date
• Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot geautoriseerde personen
• Wij maken regelmatig back-ups van gegevens

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@welcome2ai.nl.

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdraging sturen naar info@welcome2ai.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart ter bescherming van uw privacy.

Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Welcome2AI neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Welcome2AI) tussen zit. Wij maken geen gebruik van profilering.

11. Klachten

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan direct contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Komen wij er samen niet uit, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacybescherming. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Welcome2AI behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent. Bij wezenlijke wijzigingen zullen wij u hierover actief informeren.